Consejos para organizar un evento en Mallorca

Si bien en el último año hemos visto un auge de eventos virtuales, especialmente debido a la pandemia, lo cierto es que el cara a cara sigue siendo el método predilecto de reunión para la mayoría. Especialmente ahora que con las medidas sanitarias se pueden proporcionar entornos seguros, es el momento de retomar los eventos corporativos presenciales, ya que son la mejor forma de cerrar acuerdos comerciales, socializar en el ámbito laboral, realizar formaciones y generar contenidos de valor, pero también, de disfrutar experiencias inolvidables.

Y sin lugar a dudas, para organizar un evento de estas características, Mallorca es un lugar ideal. Y es que no sólo las parejas nos visitan cada año para llevar a cabo su idílica boda, sino que muchos empresarios, ya sean de grandes o pequeñas corporaciones, recurren a nuestra isla para planificar su evento empresarial más relevante. No obstante, sin importar su envergadura, un evento no siempre resulta una tarea fácil. Por ello, para que planifiques uno con éxito, logres tus objetivos y seas capaz de adecuarte a un presupuesto, hemos listado los pasos más importantes que debes seguir:

Los 5 tips más importantes para organizar tu evento corporativo en Mallorca

1. Para empezar, define los objetivos de tu evento corporativo.
2. Piensa en los asistentes para organizar un evento original.
3. Elige el lugar y el equipo de apoyo adecuado para tu evento.
4. Crea un plan de comunicación adaptado a los asistentes.
5. Y finalmente, asegúrate de conseguir su feedback.

1. Para empezar, define los objetivos de tu evento corporativo.

Especialmente, los corporativos son eventos con una gran capacidad de comunicar un mensaje muy concreto, ya sea entre trabajadores, socios, clientes y potenciales clientes, o bien, entre negocios de un mismo sector. Por esta razón, el motivo, la razón por la cual se realiza un evento corporativo es la base fundamental a la hora de definir los objetivos, de planificarlo y organizarlo.

Desde tan simples como reuniones o cenas de empresa, siguiendo con meetings y conferencias, congresos y simposios, hasta actividades para consolidar las relaciones entre empleados, los eventos corporativos deben tener objetivos claros y concretos para que su organización y desarrollo sea fluidos y se acabe transmitiendo un mensaje claro entre los asistentes. ¿Pero cómo definir los objetivos de forma adecuada?

• Como los objetivos empresariales, los de un evento también tienen que ser cuantificables y medibles. Es posible que pienses que un evento para mejorar el ambiente laboral no lo debe ser, pero hoy en día existen varios modelos de encuestas que pueden determinar cómo es la relación que existe entre trabajadores y si ésta necesita trabajarse para generar un entorno laboral óptimo.
• Del mismo modo, los objetivos de tu evento deben considerarse dentro de los objetivos globales de negocio. Ya sea el de generar más ventas, dar formación necesaria para empleados o para fomentar una idea, consolidar las relaciones laborales, promocionar productos o servicios, etc. el objetivo de un evento debe definirse teniendo en cuenta los objetivos de la empresa que lo organiza.

Una vez definidos los objetivos principales y secundarios de este evento, el éxito del mismo dependerá de cuán detallista se sea durante su organización. De esta forma el resultado final podrá ser la máxima satisfacción de los asistentes que, como no, son una de las piezas clave a tener en cuenta durante la planificación del evento, como hablaremos a continuación:

2. Piensa en los asistentes para organizar un evento original.

Si hay algo que tenemos claro en Treurer es que la satisfacción de nuestros clientes es sumamente importante. Por ello, siempre que hemos organizado un evento, nuestra máxima ha sido la de garantizar que los asistentes tuvieran una gran experiencia y que el evento superara sus expectativas. Para ello, la originalidad del mismo es fundamental. Pero como es lógico, no se puede ser original sin saber cuáles son las preferencias de las personas que asistirán al evento.

Por esta razón, uno de los aspectos fundamentales a la hora de organizar un evento corporativo es el de conocer a los asistentes. Este esfuerzo ayudará a planificar y garantizar que la experiencia sea óptima y que no sólo se cumplen sus expectativas, sino que también se alcanzan los objetivos de la empresa. Así pues, es importante dejar huella en la memoria de los asistentes durante la celebración del evento, haciendo que este sea original y diferenciador.

Para ello, en función de los objetivos, hay que analizar las formas de aportar valor añadido a los participantes, evitando ideas estandarizadas. En este sentido, no sólo es importante conectar con el público desde las primeras comunicaciones del evento, sino también definir una temática y elegir la decoración, música y catering que vayan en consonancia. Como es lógico, en todo esto influirá el espacio o escenario de elección para el evento: